Rechnung schreiben als Freelancer in der Schweiz
Als Selbstständige/r in der Schweiz haben Sie Besseres zu tun als Stunden mit Buchhaltung zu verbringen. Finitopro erstellt professionelle, QR-konforme Rechnungen in Minuten – mit oder ohne MWST, für alle Branchen, kostenlos zum Einstieg.
Was muss auf einer Freelancer-Rechnung stehen?
Das Schweizer Obligationenrecht (OR) und die MWST-Gesetzgebung definieren klar, welche Angaben auf einer Rechnung vorhanden sein müssen. Die gute Nachricht: Finitopro stellt sicher, dass alle Pflichtangaben automatisch auf Ihrer Rechnung erscheinen – Sie müssen sich um nichts kümmern.
Wenn Sie nicht MWST-pflichtigsind (Jahresumsatz unter CHF 100'000), entfallen die MWST-Angaben vollständig. Die restlichen Pflichtangaben gelten aber auch für Sie.
Rechnung jetzt erstellen →✅ Checkliste Pflichtangaben
- Ihr vollständiger Name oder Firmenname
- Ihre Adresse (Strasse, PLZ, Ort, Schweiz)
- Name und Adresse des Kunden
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Zahlungsfrist (z. B. 30 Tage netto)
- Beschreibung der erbrachten Leistungen
- Betrag pro Leistungsposition
- Gesamtbetrag
- Ihre Schweizer IBAN (für QR-Code)
- MWST-Angaben (nur wenn MWST-pflichtig)
MWST als Freelancer: Was gilt in der Schweiz?
Die Mehrwertsteuer (MWST) ist für viele Freelancer ein Thema, das anfangs verwirrend wirkt. Hier die wichtigsten Regeln auf einen Blick:
Unter CHF 100'000 Jahresumsatz → MWST-befreit
Sie sind nicht verpflichtet, sich für die MWST zu registrieren. Sie stellen Rechnungen ohne MWST-Ausweis. Kein Hinweis wie 'exkl. MWST' nötig – einfach weglassen.
Über CHF 100'000 → MWST-pflichtig
Ab CHF 100'000 steuerbarem Umsatz müssen Sie sich beim ESTV anmelden. Ab dann weisen Sie 8.1% MWST auf Rechnungen aus, machen Vorsteuer geltend und reichen quartalsweise Abrechnungen ein.
Freiwillige MWST-Registrierung möglich
Auch unter CHF 100'000 können Sie sich freiwillig registrieren – das lohnt sich, wenn Sie viel Vorsteuer aus Einkäufen (z. B. Technik, Software) geltend machen können.
Aktueller MWST-Normalsatz: 8.1% (seit 1. Januar 2024) · Sondersatz Beherbergung: 3.8% · Reduzierter Satz: 2.6%
Rechnung schreiben nach Berufsgruppe
Je nach Branche gibt es unterschiedliche Gepflogenheiten beim Ausstellen von Rechnungen.
Webdesigner & Entwickler
Verrechnen Sie Stunden- oder Projekthonorare. Bei Projekten empfiehlt sich eine Aufschlüsselung nach Phasen (Konzept, Design, Entwicklung, Testing).
Fotografen & Videografen
Verrechnen Sie Shooting-Honorar, Nachbearbeitung und Nutzungsrechte separat. Nennen Sie die Veranstaltung oder den Auftrag klar.
Texter & Übersetzer
Rechnen Sie pro Zeichen, pro Wort oder pro Stunde ab – was vertraglich vereinbart wurde. Geben Sie Sprache und Dokumententyp an.
Grafiker & Designer
Nennen Sie das Endformat (Logo, Flyer, Webdesign) und die vereinbarten Revisionen. Nutzungsrechte als separate Position empfohlen.
Berater & Coaches
Führen Sie Beratungseinheiten mit Datum, Dauer und Thema auf. Reisespesen und Nebenkosten separat ausweisen.
IT & Systemtechniker
Stunden- oder Tagespauschale, Material/Lizenzen separat. Remote- vs. Vor-Ort-Einsätze können unterschiedlich berechnet werden.
Zahlungsfristen & was tun bei Zahlungsverzug?
In der Schweiz ist keine gesetzliche Zahlungsfrist für Rechnungen vorgeschrieben – üblich und empfohlen sind30 Tage netto. Bei Kunden, die häufig spät zahlen, können Sie auch kürzere Fristen (14 Tage) oder einen Skonto für Frühzahler vereinbaren.
1. Zahlungserinnerung
Nach Ablauf der Frist senden Sie eine freundliche Zahlungserinnerung – oft reicht das aus. Finitopro erinnert Sie automatisch an offene Rechnungen.
2. Erste Mahnung
Nach weiteren 14 Tagen folgt die erste formelle Mahnung. Setzen Sie eine neue Frist (z. B. 10 Tage) und weisen Sie auf mögliche Folgen hin.
3. Betreibung
Bleibt die Zahlung aus, können Sie beim Betreibungsamt einen Zahlungsbefehl stellen. Das Betreibungsverfahren ist in der Schweiz standardisiert und kostengünstig.
Häufige Fragen von Freelancern
Was muss auf einer Rechnung stehen, wenn ich kein MWST-pflichtig bin?
Ohne MWST-Pflicht müssen Sie keine MWST-Nummer und keinen MWST-Betrag angeben. Pflichtangaben sind: Ihr Name und Adresse, Name und Adresse des Kunden, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Betrag und – seit Oktober 2022 – Ihre IBAN für den Swiss QR Code.
Ab wann muss ich als Freelancer MWST zahlen?
Sie müssen sich für die MWST registrieren, wenn Ihr Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen CHF 100'000 überschreitet. Unterhalb dieser Grenze sind Sie von der MWST befreit und können freiwillig auf eine Registrierung verzichten. Finitopro unterstützt beide Varianten.
Wie nummeriere ich meine Rechnungen richtig?
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Nummerierung, aber die Nummer muss eindeutig und fortlaufend sein. Empfohlen wird ein System wie '2026-001', '2026-002' oder 'RE-2026-001'. Finitopro nummeriert automatisch fortlaufend.
Wie lange muss ich als Freelancer Rechnungen aufbewahren?
Gemäss Schweizer Obligationenrecht (OR Art. 958f) gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Geschäftsbücher und Buchungsbelege – also auch für Rechnungen. Finitopro speichert alle Rechnungen sicher und dauerhaft in der Cloud.
Kann ich eine Rechnung nachträglich korrigieren?
Einmal erstellte und versandte Rechnungen sollten im Idealfall nicht verändert werden. Bei einem Fehler erstellen Sie eine Stornorechnung (Gutschrift) über den gleichen Betrag und stellen eine neue korrekte Rechnung aus. Finitopro bietet dafür eine integrierte Gutschrift-Funktion.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Offerte?
Eine Offerte (Kostenvoranschlag/Angebot) ist ein unverbindliches oder verbindliches Preisangebot vor Auftragserteilung. Eine Rechnung ist die Zahlungsaufforderung nach erbrachter Leistung. Finitopro ermöglicht Ihnen, Offerten zu erstellen und mit einem Klick in Rechnungen umzuwandeln.
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